Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, und kürzen den Gewinn. Eine Überprüfung unter dem Aspekt der Notwendigkeit und Angemessenheit ist grundsätzlich nicht vorzunehmen, auch unzweckmäßige oder vermeidbare Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb sind grundsätzlich abzugsfähig.
Nur ausnahmsweise ist bei folgenden Luxusgütern eine Angemessenheitsprüfung vorzunehmen:
- Personen- und Kombinationskraftwagen
- Personenluftfahrzeugen
- Sport- und Luxusbooten
- Jagden
- geknüpfte Teppiche
- Tapisserien
- Antiquitäten
Aufwendungen, die typischerweise die private Lebensführung des Unternehmers betreffen, können nur dann abgesetzt werden, wenn im konkreten Fall die betriebliche oder berufliche Veranlassung eindeutig im Vordergrund steht.
Auch Ausgaben vor der Betriebseröffnung können steuerlich abzugsfähig sein. Solche Ausgaben und Aufwendungen fallen unter den Begriff der vorbereitenden Betriebsausgaben. Als Beispiele gelten Reisekosten, Beratungskosten oder Telefonkosten.
Für die Behandlung von Bewirtungskosten kann keine allgemeine Aussage über die Abzugsfähigkeit getroffen werden, vielmehr ist zwischen drei Fällen - zur Gänze abzugsfähig, 50%iges Abzugsverbot, zur Gänze nicht abzugsfähig - zu unterscheiden.
Zur Gänze abzugsfähig
Die gesamten Kosten sind abzugsfähig, wenn
- die Bewirtung unmittelbarer Bestandteil der Leistung ist oder unmittelbar im Zusammenhang mit einer Leistung steht,
- die Bewirtung Entgeltcharakter hat und
- die Bewirtungen nahezu keine Repräsentationskomponente aufweisen.
Beispiele:
Unmittelbarer Bestandteil der Leistung: Verpflegung während einer Schulung, wenn die Verpflegungskosten im Schulungspreis inkludiert sind.
Entgeltcharakter: Freiberufliche Geschäftsvermittlerinnen und Geschäftsvermittler erhalten für eine erfolgreiche Geschäftsvermittlung eine Reise als Anerkennung (Incentive-Reise).
Ohne Repräsentationskomponente: Bewirtung in Zusammenhang mit Betriebsbesichtigung, wobei fast ausschließlich betriebliche Gründe oder Werbung für den Betrieb ausschlaggebend sind (man will aus der Besuchergruppe künftige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werben; der Betrieb will vor der Besuchergruppe mit seinen Produkten, seinem Know-how werben und durch die Bewirtung eine angenehme Atmosphäre schaffen).
50%ige Kürzung
Es kommt zu einer 50%igen Kürzung der Bewirtungskosten, wenn es sich um werbewirksame Bewirtungsaufwendungen mit untergeordneter Repräsentationskomponente handelt.
Beispiel: Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses. Obwohl das Arbeitsessen nur zu 50 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann, ist jedoch der volle Vorsteuerabzug bei Geschäftsessen möglich. Der Unternehmer muss allerdings nachweisen können, dass die Bewirtung fast ausschließlich Werbezwecken diente.
Zur Gänze nicht abzugsfähig
Die Bewirtung von Geschäftsfreundinnen und Geschäftsfreunden ist als Repräsentationsaufwand anzusehen und fällt grundsätzlich zur Gänze unter das Abzugsverbot.
Beispiele:
Bewirtung im Haushalt der Unternehmerin bzw. des Unternehmers, Bewirtung in Zusammenhang mit dem nicht absetzbaren Besuch von Vergnügungsetablissements, Casinos, gesellschaftlichen Veranstaltungen (Bälle, Essen nach Konzerten, Theater).
Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer müssen noch vor Arbeitsantritt – auch bei fallweiser Beschäftigung – beim zuständigen Sozialversicherungsträger (Österreichische Gesundheitskasse) via ELDA (elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) angemeldet werden.
Nur in Ausnahmefällen ist es möglich, eine sogenannte Vor-Ort-Anmeldung vor Arbeitsantritt zu erstatten. Dabei ist allerdings die Voraussetzung, dass
- nachweisbar ein wesentlicher Teil der Datenfernübertragungseinrichtung für längere Zeit ausgefallen ist oder
- die meldepflichtige Stelle nachweisbar über keinen PC und keinen Internetzugang verfügt und auch die Lohnverrechnung nicht von anderer Stelle wie z. B. einem Steuerberater mit entsprechender Ausstattung durchgeführt wird oder
- die meldepflichtige Stelle die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle (z. B. Steuerberater) durchführen lässt und diese nicht mehr erreichbar ist (z. B. bei Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Steuerberaters) oder
- der Beschäftigte in einer Betriebsstätte des Dienstgebers aufgenommen wird und dort keine entsprechende EDV-Ausstattung zur Verfügung steht.
Erfolgte eine Vor-Ort-Anmeldung aufgrund einer kurzfristigen Ausnahmesituation ist die Anmeldung jedenfalls binnen sieben Tagen nach dem Beginn der Pflichtversicherung in elektronischer Form nachzuholen.
Verstoß gegen die Meldebestimmung
Liegt keine korrekte Anmeldung von Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern vor, kommt es im Falle einer Kontrolle der Prüforgane des Bundes oder der Sozialversicherung zu einer Anzeige. Die Geldstrafen reichen von € 730,00 bis zu € 2.180,00, im Wiederholungsfall bis zu € 5.000,00 pro Vergehen. Ist diese Geldstrafe uneinbringlich, droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Wochen.
Bei erstmaligem Verstoß, geringfügigen Abweichungen und unbedeutenden Folgen kann die Geldstrafe auf € 365,00 herabgesetzt werden.
Ferner können bei Nichteinhaltung der Meldefristen Beitragszuschläge, Ordnungsbeiträge oder Verzugszinsen angelastet werden.
Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (Vorwerbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit der bzw. dem zukünftigen Mieterin bzw. Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).
Die Kosten für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sind nur ausnahmsweise dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig, wenn dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Die Beurteilung dessen, erfolgt im Einzelfall nach dem typischen Berufsbild und einer wertenden Gewichtung aller Tätigkeitskomponenten. Beispiele für Tätigkeiten, deren Mittelpunkt (Schwerpunkt) jedenfalls außerhalb eines häuslichen Arbeitszimmers liegt: Lehrerinnen und Lehrer, Vortragende, darstellende Künstlerinnen und Künstler, Richterinnen und Richter, Politikerinnen und Politiker.
Nicht unter die „“steuerliche“ Definition von einem Arbeitszimmer fallen alle Räume, die aufgrund der funktionellen Zweckbestimmung und Ausstattung von vornherein der Betriebs- bzw. Berufssphäre des Steuerpflichtigen zugeordnet werden können. Darunter fallen z. B. schallgeschützte Musikproberäume, Film- und Tonaufnahmestudios.
Ein Arbeitsplatzpauschale kann für Aufwendungen aus der betrieblichen Nutzung der Wohnung als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Dabei sind folgende Voraussetzungen und Bestimmungen zu beachten:
Das Arbeitsplatzpauschale steht nur zu, wenn zur Ausübung der betrieblichen Tätigkeit kein anderer Raum zur Verfügung steht. Die Berücksichtigung von Aufwendungen entsprechend den bestehenden steuerlichen Regelungen für ein Arbeitszimmer schließt das Arbeitsplatzpauschale aus.
Bei mehreren Betrieben steht das Arbeitsplatzpauschale nur einmal zu.
Das Arbeitsplatzpauschale beträgt für ein Wirtschaftsjahr:
- € 1.200,00 pro Jahr, wenn im Kalenderjahr keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit (aktives Dienstverhältnis oder betriebliche Tätigkeit) von mehr als € 12.816,00 (Wert 2024, in 2023 € 11.693,00) erzielt werden, für die außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht. Mit diesem Arbeitsplatzpauschale werden sämtliche Aufwendungen, die aus der betrieblichen Nutzung der Wohnung entstehen, berücksichtigt.
- € 300,00 pro Jahr, wenn im Kalenderjahr andere Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit von mehr als € 12.816,00 (Wert 2024, in 2023 € 11.693,00) erzielt werden, für die außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht. Neben diesem Arbeitsplatzpauschale sind nur Aufwendungen und Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes bis zu insgesamt € 300,00 (Höchstbetrag pro Kalenderjahr) abzugsfähig. Stehen derartige Ausgaben auch mit Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit in Zusammenhang, sind sie zur Gänze entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben zu berücksichtigen (keine Aufteilung).
Bei einem Rumpfwirtschaftsjahr oder bei Wegfall einer Voraussetzung ist für jeden Monat ein Zwölftel des maßgebenden Pauschalbetrags anzusetzen. Eine Kombination mit der gesetzlichen Basispauschalierung bzw. mit der Kleinunternehmerpauschalierung ist möglich.
Laut Bundesabgabenordnung müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke grundsätzlich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.
Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Diese Informationen geben einen grundlegenden Überblick zu Aufbewahrungsfristen in Steuergesetzen. Weitere Normen sind zu beachten (wie z. B. für die digitale Belegaufbewahrung).
Verlängerte Aufbewahrungspflicht
Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:
- Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die bestimmte Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
- 10 Jahre z. B. für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme der sogenannten One-Stop-Shops zu führen sind.
- Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.
- Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten (z. B. zehn Jahre bei Investitionsprämie oder Kurzarbeitsbeihilfe).
Für bestimmte Unterlagen und Belege (z. B. für sogenannte steuerliche Dauersachverhalte wie etwa Verlustabzüge) empfiehlt sich eine Aufbewahrung über die oben genannten Fristen hinaus.
Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück
Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.
Elektronische Rechnungen
Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.
Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie
Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden.
Stand: 1. Jänner 2024
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